Za vozarinu u spisu treba da budu nalog za prevoz, tovarni list, račun i dokaz o plaćanju. Za carinu su potrebni odgovarajući carinski obračuni i dokazi o plaćanju. Drugi troškovi prevoza zahtijevaju konkretan opis njihovog nastanka i veze sa pošiljkom.
Obim gubitka povežite sa podacima o pošiljci. Spiskovi pakovanja, skladišni izlaz, potvrde o predaji, dokumenti o isporuci, primjedbe i poruke o nedostajućim paketima mogu biti važni. Kod djelimičnog gubitka spis mora pokazati šta je predato, a šta nedostaje.
Svaku stavku povežite sa računom, dokazom o plaćanju i događajem u prevozu. Kod zbirnih računa ili više carinskih postupaka raspodjelu zabilježite u posebnoj tabeli. Nejasni ili samo procijenjeni troškovi otežavaju provjeru zahtjeva.