Für die Beurteilung braucht es eine Verbindung zwischen Verpackung, Ware und Transport. Fotografieren Sie die Gesamtansicht, Kennzeichnungen, Verschlüsse, Polsterungen, Kanten und den Innenraum, soweit dies vor der Übergabe möglich ist. Die Sendungsnummer oder ein anderes eindeutiges Merkmal sollte auf den Aufnahmen erkennbar sein.
Zusätzlich können Packanweisungen, Materialdaten, Qualitätsvorgaben, Verpackungsprotokolle, Prüfberichte und Mitarbeiteraussagen wichtig werden. Diese Unterlagen sollten zeigen, welche Verpackung vorgesehen war und wie die konkrete Sendung tatsächlich vorbereitet wurde. Eine nachträglich erstellte allgemeine Beschreibung ersetzt keine zeitnahe Dokumentation.
Nach einem Schaden sollten Karton, Palette, Folie, Polsterung und Verschlüsse möglichst erhalten bleiben. Muss die Ware aus Sicherheits- oder Betriebsgründen umgepackt werden, sind Zustand, Grund, Zeitpunkt und Umfang der Änderung vorher und nachher zu dokumentieren. Der CMR-Haftungs-Check kann die erste Sammlung von Schadens- und Dokumentationsdaten strukturieren.