Der CMR-Frachtbrief sollte die Ware, die Packstücke, die Zeichen und Nummern, das Gewicht sowie die vereinbarten besonderen Angaben nachvollziehbar beschreiben. Für die Verladung kommen zusätzliche Informationen hinzu, etwa die Zahl der Paletten, die Art der Sicherung, ein vereinbartes Umschlagverbot oder konkrete Anweisungen zur Behandlung. Je präziser die Unterlagen sind, desto leichter lässt sich später feststellen, welche Aufgabe übernommen wurde.
Nicht jede Weisung gehört in denselben Abschnitt des Frachtbriefs. Ein Ladeprotokoll, eine Checkliste oder ein elektronischer Auftrag kann den Ablauf ergänzen. Wichtig ist, dass das Dokument eindeutig mit der Sendung verbunden ist und der Zeitpunkt nachvollziehbar bleibt. Nachträgliche Änderungen sollten nicht einfach überschrieben, sondern mit Datum, Person und Anlass dokumentiert werden.
Unterschreibt der Fahrer den Frachtbrief, bestätigt dies nicht automatisch die fachgerechte Ladungssicherung durch den Frachtführer. Umgekehrt beweist die Unterschrift des Absenders nicht allein, dass jede Anweisung ordnungsgemäß umgesetzt wurde. Der Beweiswert des Frachtbriefs nach Artikel 9 CMR erstreckt sich auf die darin enthaltenen Angaben und die Übernahme, ersetzt aber keine Rekonstruktion des tatsächlichen Ladeablaufs.
Bei einem Streit sollte die Transportakte deshalb Auftrag, Frachtbrief, Ladeprotokoll, Packliste, Fotos, Wiegescheine, Nachrichten und Fahrerbericht gemeinsam enthalten. Die Unterlagen zur Frachtforderung zeigen, wie solche Dokumente auch für die Zuordnung der tatsächlich erbrachten Transportleistung wichtig werden.