Die Beweiskette sollte mit dem Auftrag und der Preisvereinbarung beginnen. Dazu kommen der CMR-Frachtbrief, die Übernahme, jede Übergabe, die Zustandsangaben, Vorbehalte, Trackingdaten und die Ablieferung. Bei einem Schaden sind Fotos, Verpackungszustand, Siegel, Mengen und die erste Schadensanzeige zeitnah zu sichern.
Für den Rückgriff muss die Akte außerdem zeigen, welche Forderung der Fixkostenspediteur erfüllt hat. Der Zahlungsbeleg, eine gerichtliche Entscheidung oder eine bindende Einigung gehört ebenso dazu wie die Kommunikation mit dem Kunden. Eine Zahlung ohne Zuordnung zu Schaden, Sendung und Anspruchsgrund erschwert die spätere Anspruchsberechnung.
Bei mehreren Frachtführern sollte eine Streckenübersicht erstellt werden. Sie nennt für jedes Teilstück den übernehmenden Frachtführer, Ort und Zeitpunkt der Übergabe, Zustand des Gutes und den jeweiligen Anteil am Beförderungsentgelt. Die Checkliste zur Transportschaden-Dokumentation unterstützt bei dieser Sammlung.