Für einen belastbaren ersten Überblick sollten Sie den Transportauftrag, den CMR-Frachtbrief, Weiterleitungs- oder Unterfrachtaufträge und die Übergaben zusammenstellen. Ergänzend kommen Nachrichten, Weisungen, Ablieferbelege, Schadenmeldungen, Fotos und interne Ablaufnotizen in Betracht, soweit sie den konkreten Vorgang betreffen.
Ordnen Sie die Unterlagen in einer Chronologie. Für jeden Abschnitt sollte erkennbar sein, wer eingesetzt war, welche Verrichtung übernommen wurde, wann die Ware übergeben wurde und welches Tun oder Unterlassen behauptet wird. Vermerken Sie außerdem, ob ein Dokument den Ablauf unmittelbar belegt oder nur eine spätere Darstellung enthält.
Bei widersprüchlichen Angaben sollte die Abweichung sichtbar bleiben. Eine saubere Akte trennt Originaldokumente, Nachrichten, Zeugenaussagen und spätere rechtliche Bewertungen. So lässt sich prüfen, ob der funktionale Zusammenhang nach Art. 3 CMR tatsächlich belegt ist.
Die Übersicht zu Frachtbrief und Dokumentation und die Checkliste zur Transportschadendokumentation unterstützen die Ordnung der Transportakte.